統括です。昨日6月1日分の個別指導報告書からメール送信をスタートしました。

完全自作システムのため、富田・川越富洲原教室の皆様は無料です。

(サーバー増設、ipad20台増設、セキュリティ強化,ipad収納庫など🔥火の車ですが・・・)

 

私、教室長、講師も慣れないところがあり、まだ完璧なものではないですが、自作システムのため修正しながら

運用して行きたいと考えています。

 

教室通信などでどういった中身や目的などお伝えしてきましたが、ここでも簡単に紹介します。

 

個別指導報告書とは

京進の公式ホームページには以下のことが書いてあります。

・写真はなぜか、生徒と生徒のノートで全く報告書についての写真ではありません。

おそらく、教室ごとに報告書の種類が様々だから載せられないのだと思います。直営は統一されていますが、私たちのようなフランチャイズ(FC)教室だと、統一されたものではなく、各教室長のカラーが出たものを作成しています。(富田・富洲原でも書式が違うぐらい)

なぜ、書式が違うか・・報告書に対するご意見は、講師や保護者から一番多いからです。(時間に余裕があれば書きたいんのですが、授業より大変なものです。)

 

・毎月ご家庭にお渡ししている。

郵送されている教室やファイルに入れて封筒に入れている教室もあります。(私たちは後者)

・1番のメリットは、普段直接会うことができない講師が唯一生徒の状況を保護者に伝えられるツールです。(片一方の文通みたいなイメージです。そのようなイメージで感謝いただくことが多いです。)

 

他塾の個別指導報告書

 

報告書を採用している塾の割合は50%ぐらいでしょうか。

先生一人で3人ー6人指導するところは採用していません。差別化で採用していても、アルバイトの子が書くのがきつくてすぐ辞めます。

最近流行りの自立型もおそらく報告書はないでしょう。(自立させるので、たしかに報告書がいらないと思います。)

大手であり、先生一人に生徒二人(1:2)など教える人数が少ないほど報告書を採用している塾が増えています。

また、毎月まとめて渡さずに、その場で書いて渡している塾さんもあります。

私たちから見ると、その場で渡している塾さんを見ると、すごい!ことをしていると思いますが、

内容が1行程度や教室長のチェックなしで運営されているところもあります。

 

また、報告書は塾講師の負担が最も重い業務と思われています。

報告書記入は無給の塾もあり、ブ●ックバイトに認定されたり、訴えられたりするところもあります。

私たちは報告書記入などの付帯業務給をお支払いしています。

よって、最近の塾で1:2でも報告書は書かず、講師同士での引き継ぎ書だけを書いている塾さんも業界最大手であります。

成績を向上させるのには報告書は直接関係性が薄いのも理由の一つだと思います。

 

私たちの教室では・・・・・・

 

私が大学生の時にアルトバイトをしてから約20年ほぼずっと同じ流れです。

授業中にはがっつり報告書を書かない(→報告書ばかり書いていて教えてもらえなかったというクレーム?がたまに発生)

・授業が終わってから報告書を書く

・教室長に報告をする

 

これだと約10年ぐらい前まではこの流れで問題なかったのですが・・・・

ゆとり教育、少子化、アルバイト不足の問題からから少しずつこの流れで問題が出てきました。

 

・報告書を書くのにA先生は時間がかかるのに給与が支払われない

・報告書を書くのにマイペースで帰る時間が遅くなる

・教室長に報告するのに、列をなす。待ち時間の発生、帰るのが遅くなる。

・ゆとりと少子化の影響か、大学生が大学ではお客様扱いになり、その延長でアルバイトもお客様扱いになっている。(これが新入社員3年離職率の問題に関係が出てきます。)

 

ほとんどは教室長とアルバイトの講師の先生の問題です。

 

その問題に直面してきたので、私たちの教室では以下の取り組みで対応していました。(6年前から)

・授業中にもある程度報告書を書いてもいい。(授業中に書ける内容もある。)

・報告書の書く量を減らした。(フランチャイズ教室の1/3の文量)

・報告の仕方(一人の講師で5分ほどに短縮。従来は講師の先生が授業の内容を報告書を読み上げたり、講師の報告が主でしたが、できる限り教室長Gから講師に質問をすることで短縮する。)

 

など・・・・

その甲斐もあり(もちろん他の理由も)、両教室とも講師の勤務年数は他塾よりも長く、ほとんどの方が卒業まで勤務してくれています。(講師の皆さんありがとうございます。)

 

しかし、これでも色々な問題が残っていました。

・月末処理作業に報告書をコピーする。

原本は保護者送付用、コピーは教室補完用

・原本は保護者送付用ファイルに入れる、そもそも送付ファイルが返ってきていない、ファイルを作る

・コピーは再度生徒ファイルにしまい込む、

・生徒ファイルに報告書が溜まってくるので、溜まってきた報告書を4枚で1枚に圧縮印刷してファイリングする。

・元の1枚の報告書は個人情報なのでシュレッダーもしくは溶解ボックスに入れる

過去の報告書がなぜ必要か?

表向きな理由

・保護者懇談時や講師の引き継ぎの時にどのように指導をしていたかを振り返るために必要。

裏向きな理由

・数年に一度請求関係で授業回数の質問を保護者様からいただくことがあり、授業回数は報告書が一番正しいので保管する必要がある。

1年が終わると、1枚か4枚が圧縮された報告書をスキャンする。

それ以外にも、同じ志望校や同じ実力の生徒が過去にどのように指導していたかを調べるために使ったりもします。

(しかし、紙を手作業で探すため非常に非効率)

生徒80名で月に200枚ぐらいの報告書が必要で、年間2400枚、それをコピーすると4800枚、しかも、そこからシュレッダー

が必要。

紙の量がたくさんになるので、塾は環境破壊業と言われるます。(教材のコピーや生徒から提出してもらうものなど)

 

5年前から電子化の動きを進めていました。

 

5年前はExcelの活用を考えていました。

5年前だと、保護者、生徒もまだガラケーが多かった時代です。(iPhone5ぐらい?)

Excelマクロの資格を取ったり、頑張りましたが、電子化したものを結局印刷しないと保護者・生徒には届けられませんでした。(受け手側がスマホがなく、PCもあまり使われていなかった)

3年前からシステム化されたものを使いたいと思い、色々探したましたが、料金が高かったり、カスタマイズできなかったりしたので、自分で1から作成しようと決意しました。

ファイルメーカーです。

ここまで書くのに、40分ぐらいかかり、続きを書く日時が未定なので一旦これで締めます。(色つけるのも後日行いたいです。)

 

お時間ある方はこの記事をぜひ。

情報源: 現役塾講師が語る!個別指導の授業報告書はデメリットしかない件

講師の先生の立場の一例です。

教室長や保護者の目線に立つと色々違うと思うのですが、こう感じる方もある程度いらっしゃると思います。